Порядок оформления служебных командировок в пределах Российской Федерации и направлений для повышения квалификации

  1. Общие положения о служебной командировке

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя (ректора Университета) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

  • При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Средний заработок сохраняется за работником во время нахождения его в командировке за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, а также за время нахождения в пути.
  • Видами нормативных расходов, связанных с командировкой, которые компенсируются работнику, являются расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы (в т.ч. сверхнормативные), произведенные с разрешения или ведома ректора Университета.
  • В командировку не могут быть направлены работники моложе восемнадцати лет; беременные женщины.
  • Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, о чем они делают соответствующую запись на приказе о направлении в командировку. Данный пункт распространяется и на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов несовершеннолетних.
  • Служебные командировки оформляются с использованием унифицированных форм документов: служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (приложение №1), индивидуального или сводного приказа о направлении работника (работников) в командировку (приложение № 2, 3), командировочного удостоверения (приложение №4). Основанием для направления в командировку является приказ, который издается на основе служебного задания. Командировочное удостоверение является документом, который удостоверяет время пребывания работника в командировке.
  • Не является служебной командировкой поездка в другую местность гражданина (исполнителя, подрядчика), с которым от лица Университета заключен договор гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг (договор подряда, договор возмездного оказания услуг и т.п.).
  • Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.

Порядок оформления служебной командировки в пределах Российской Федерации

  • Исходным документом, на основании которого принимается решение о целесообразности откомандирования работников, является служебная записка руководителя подразделения, подаваемая на имя ректора Университета (при оплате командировочных расходов из централизованных средств Университета или сторонней организацией). Если инициатором командировки является работник, то он обращается со служебной запиской на имя ректора предварительно согласовав ее с непосредственным руководителем (для факультетов необходимо дополнительное согласование с деканом).
  • В служебной записке указывается основание, цель командировки, место назначения, срок командировки, фамилии, имена, отчества, должности (профессии) работников, организация-плательщик и источники оплаты командировки. К служебной записке прилагаются вызов, приглашение, смета (приложение № 5), служебное задание и другие документы, подтверждающие целесообразность командировки.
  • Служебное задание для направления в командировку составляется руководителем того подразделения, в котором работает командируемый работник. Форма служебного задания приведена в приложении №1. При формулировании цели командировки необходимо подтвердить ее производственный характер.
  • Работники факультетов и межфакультетских кафедр сначала подают служебную записку на имя ректора Университета и другие документы согласно п.2.2., на визирование начальнику Научного управления, который проверяет наличие у конкретного факультета/кафедры лимита на командировочные расходы, затем передают служебную записку и другие документы, подтверждающие целесообразность командировки (п. 2.2.) на согласование начальнику Финансово – экономического управления, начальник Финансово – экономического управления определяет возможность оплаты командировки и источник финансирования. Затем служебная записка вместе со сметой расходов (приложение №5) подается на утверждение ректору.
Служебная командировка
Служебная командировка

Для работников прочих структурных подразделений Кем ГУ процедура согласования та же, за исключением согласования с начальником научного управления.

  • Служебная записка с резолюцией ректора и служебное задание представляются в Отдел кадров сотрудников для подготовки проекта приказа.
  • Основанием для направления в командировку является приказ, издаваемый Отделом кадров сотрудников Кем ГУ на основе служебного задания. В приказе указываются фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) работника, наименование структурного подразделения, место назначения, продолжительность и даты начала и окончания командировки, ее цель, организация (подразделение) — плательщик, основание для направления в командировку.
  • Если работник направляется в командировку одновременно по основной работе и по работе на условиях совместительства, то средний заработок сохраняется по обеим должностям. Командировка оформляется по обеим должностям.
  • На основании приказа о направлении в командировку Канцелярией выписывается командировочное удостоверение. Удостоверение выписывается в одном экземпляре на каждого работника, убывающего в командировку. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания работника в командировке (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время выбытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия командированного, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.
  • Командировочное удостоверение регистрируется в канцелярии после визирования его ректором. Учет командировочных удостоверений ведется в Журнале учета выдачи командировочных удостоверений Канцелярией.
  • Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается аванс на оплату командировочных расходов в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных (приложение № 6). Основанием для выдачи аванса является приказ о направлении работника в командировку и смета.
  • Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного работника по ранее выданному авансу.
  1. Возмещение расходов, связанных со служебными командировками

3.1 Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

3.2 Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются законодательством РФ, коллективным договором или другим локальным нормативным актом Кем ГУ.

3.3 Расходы возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

3.4 При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

3.5 Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

3.6 Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

  • В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

  1. Отчет по командировке

  • По возвращении из командировки работник в служебном задании в разделе «Краткий отчет о выполнении задания» указывает объем выполненных работ или оказанных услуг, результаты переговоров и т. д. В отчете дается заключение непосредственного руководителя подразделения, в котором работает работник, о выполнении им порученного задания.
  • Если фактическое время пребывания в командировке превысило число дней, указанных в приказе о направлении работника в командировку, то на основании служебной записки непосредственного руководителя и после согласования с ректором, Отделом кадров сотрудников издается приказ о продлении срока командировки.
  • В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (приложение №8) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.
  • К авансовому отчету прилагаются служебное задание и отчет о его выполнении, командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.
  • Личные данные и пункт назначения, указанные в командировочном удостоверении и на проездных документах должны быть идентичны. Наименование предприятия, учреждения, указанное на лицевой стороне, должно совпадать с отметками принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.
  • На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (служебное задание и отчет о его выполнении, командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. При необходимости бухгалтер может получить от командированного лица пояснения в письменном виде.
  1. Направление работников для повышения квалификации

  • При направлении работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняется место работы (должность) и средняя заработная плата. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, предусмотренных для лиц, направляемых в служебные командировки.
  • Основанием для повышения квалификации являются квалификационные требования к соответствующей должности.
  • Исходными документами (образцы документов в приложении 9), на основании которых принимается решение о целесообразности направления работника из числа профессорско-преподавательского состава на повышение квалификации, являются:

—     приказ Федерального агентства по образованию (далее по тексту ФАО);

  • план повышения квалификации ППС КемГУ на текущий календарный год, утвержденный ректором университета;
  • личное заявление преподавателя;
  • выписка из протокола заседания кафедры о целесообразности данного повышения квалификации по выбранной программе (согласно Приложению к приказу ФАО);
  • служебная записка на имя первого проректора о переносе и/или замене занятий.

5.4. Оформление участия в семинаре/прохождение курса повышения квалификации для работников из числа административно – управленческого либо, учебно-вспомогательного, либо прочего обслуживающего персонала производится согласно раздела 2 настоящего Порядка.

5.5. В случае если оплата производится из внебюджетных средств университета, Грантов, за счёт средств принимающей стороны, то прилагаются следующие документы:

  • индивидуальный план ПК преподавателя по согласованию с предприятием, организацией, научным учреждением, вузом или кафедрой, где проводится стажировка, который согласовывается с начальником методического отдела УМУ;
  • личное заявление преподавателя;
  • выписка из протокола заседания кафедры о целесообразности данного повышения квалификации по плану;
  • служебная записка на имя первого проректора о переносе и/или замене занятий.
  • Заявление должно содержать следующие реквизиты: наименование формы повышения квалификации и особые требования, предъявляемые к обучению; сроки прохождения повышения квалификации, иные условия (с отрывом или без отрыва от производства и т.д.). К заявлению прилагаются справочные материалы (приглашения, рекламная информация и т.д.) и примерная смета расходов.
  • Объем средств необходимых на обучение и источник оплаты согласовывается с начальником финансово – экономического управления (ФЭУ), отделом по государственным закупкам (ОГЗ) и утверждается ректором.
  • При необходимости проведения конкурсной процедуры начальник подразделения, заинтересованного в повышении квалификации своих работников, оформляет конкурсную документацию и передает ее на согласование в ФЭУ, затем на утверждение ректору и далее в ОГЗ для исполнения.
  • После заключения контракта/договора на повышение квалификации, копия служебной записки передается в методический отдел УМУ для издания приказа на повышение квалификации и подготовки сметы расходов.
  • Управление бухгалтерского учета и финансового контроля после оплаты гос.контракта/договора выдает работнику, направляемому на повышение квалификации, копию платежного поручения.
  • В случае направления работника для повышения квалификации в другую местность, откуда он не может ежедневно возвращаться на место своего постоянного жительства, он оформляет командировочное удостоверение согласно п.п. 2.8., 2.9. настоящего Порядка.
  • Работнику, направляемому на повышение квалификации, перед отъездом выдается аванс на оплату командировочных расходов в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных (приложение №6). Выдача наличных денег в под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу.
  • Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с разделом № 3, отчет оформляется в соответствии с пп.4.2-4.6. Дополнительно работник представляет в Управление бухгалтерского учета и финансового контроля договор об оказании услуг по повышению квалификации (в случае если ранее не был заключен гос.контракт), копию лицензии организации, учреждения на оказание услуг по повышению квалификации и ксерокопию документа о повышении квалификации.
  • По окончании повышения квалификации преподаватель получает документ государственного образца (если повышение квалификации проходило по приказу Рособразования) и представляет в отдел кадров сотрудников и методический отдел УМУ его ксерокопию. В иных случаях представляет в методический отдел УМУ заверенный отчет о выполнении индивидуального плана повышения квалификации принимающей организации.
  • Отчет преподавателя о результатах повышения квалификации и выполнения задания кафедры заслушивается на заседании кафедры (в течение месяца после повышения квалификации). Кафедра принимает решение об утверждении или отклонении отчета (при необходимости — о его доработке) с учетом практической значимости результатов повышения квалификации для улучшения учебно-воспитательного процесса. При этом даются рекомендации по использованию результатов и намечаются методы и сроки внедрения этих результатов в учебный процесс. Утвержденный отчет передается в методический отдел УМУ.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector